Este post también está disponible en: Español (Spanish)
Tenir una reunió d’empresa, ja sigui a un nivell intern entre els integrants d’un mateix equip de treball o amb altres departaments, o extern amb clients, proveïdors i altres agents és una pràctica laboral habitual i imprescindible. Les reunions d’empreses serveixen per a moltes coses: des de solucionar problemes puntuals a buscar noves línies de negocis, decidir pautes d’actuació, optimitzar protocols… la llista és interminable.
El problema és que una reunió d’empresa consumeix el temps (sempre valuós) de diferents professionals. Temps que, òbviament, cal restar-ho del dedicat a les tasques i funcions diàries.
Gairebé tots hem tingut la sensació que, després d’una hora o més parlant i discutint en una reunió, no hem tret res en clar o, potser, sí hem arribat a conclusions interessants, però dedicant a això massa temps. És probable que, usant la metodologia adequada i enfocant millor les prioritats, sense caminar-nos per la branques, la reunió podria haver-se despatxat és molt menys temps i haver estat molt més productiva.
A continuació, et recomanem 5 claus per a fer més productiva una reunió d’empresa i aconseguir els objectius prefixats abans de començar-la en molt menys temps. Establir uns objectius i un guió de la reunió
1. Establir uns objectius i un guió de la reunió
No fa falta que definim una estratègia complexa, òbviament una reunió d’empresa és una acció freqüent i quotidiana i no té res a veure amb redactar el pla de negoci d’una companyia, per exemple. Però no sol ser bona idea organitzar una reunió d’una manera totalment improvisada, sense tenir clar el propòsit de la mateixa i els temes a debatre.
Idealment, també s’hauria d’establir un acord de mínims, és a dir, una llista bàsica de solucions, mesures a prendre, etc., que hauríem de deixar resolts abans de donar per conclosa la reunió.
2. Fixar un timing
És important marcar-se un hora de principi i de final de la reunió i respectar-la el més escrupolosament possible. El començament no dóna tants problemes, però sí el final. Això és contraproduent, ja que compromet el poder realitzar amb qualitat i calma altres tasques posteriors, podent afectar fins i tot altres reunions programades posteriorment
A més de l’hora de principi i fi general de la reunió, també és convenient (encara que això és més difícil) marcar uns timing parcials de tractament de cadascun dels temes fixats en el guió inicial.
3. Atorgar un paper a cada assistent a la reunió
Moltes reunions es tornen improductives o poc pràctiques perquè no és clar el paper que cada professional té en aquesta. Deixant sempre un marge de flexibilitat per a no coartar les aportacions i idees dels diferents membres, que poden ser molt interessants, és important que cada persona que acudeixi a la reunió tingui clar quins temes o aspectes ha de tractar (òbviament, el que millor domina) i quin és el seu nivell de decisió i influència dins de l’organització.
4. Utilitzar la tecnologia disponible
És important que cada assistent a la reunió faci una exposició clara i coherent de dades, idees i opinions. Per a això és molt recomanable que es recolzi en la tecnologia que té al seu abast: projeccions de powerpoint, enllaços d’internet, vídeo conferencies, dashboard, etc. D’aquesta manera, a més d’ordenar la informació i comunicar-la molt millor, aconseguirem també que la reunió sigui molt més entretinguda i amena.
5. Traslladar la reunió fora de l’oficina
Pot ser bona idea traslladar alguna reunió, lògicament no totes, a un lloc extern a l’oficina, més agradable i prop de la naturalesa, que permeti combinar treball i oci. Això servirà per a estrènyer llaços entre companys i, aprofitant la distensió i relaxació, deixar fluir idees noves i originals i sinergies positives. Un lloc perfecte per a això és el Cerdanya Ecoresort, on comptem amb tot els necessari per a organitzar reunions de treball i activitats de team building.
Deixa un comentari