¡Naturalmente!

Reunión de empresa: 5 tips para hacerla mucho más productiva

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Tener una reunión de empresa, ya sea a un nivel interno entre los integrantes de un mismo equipo de trabajo o con otros departamentos, o externo con clientes, proveedores y otros agentes es una práctica laboral habitual e imprescindible. Las reuniones de empresas sirven para muchas cosas: desde solucionar problemas puntuales a buscar nuevas líneas de negocios, decidir pautas de actuación, optimizar protocolos… la lista es interminable.

El problema es que una reunión de empresa consume el tiempo (siempre valioso) de distintos profesionales. Tiempo que, obviamente, hay que restarlo del dedicado a las tareas y funciones diarias.

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Casi todos hemos tenido la sensación de que, tras una hora o más hablando y discutiendo en una reunión, no hemos sacado nada en claro o, quizás, sí hemos llegado a conclusiones interesantes, pero dedicando a ello demasiado tiempo. Es probable que, usando la metodología adecuada y enfocando mejor las prioridades, sin andarnos por la ramas, la reunión podría haberse despachado es mucho menos tiempo y haber sido mucho más productiva.

A continuación, te recomendamos 5 claves para hacer más productiva una reunión de empresa y conseguir los objetivos prefijados antes de comenzarla en mucho menos tiempo.Establecer unos objetivos y un guión de la reunión

1. Establecer unos objetivos y un guion de la reunión

No hace falta que definamos una estrategia compleja, obviamente una reunión de empresa es una acción frecuente y cotidiana y no tiene nada que ver con redactar el plan de negocio de una compañía, por ejemplo. Pero no suele ser buena idea organizar una reunión de un modo totalmente improvisado, sin tener claro el propósito de la misma y los temas a debatir.

Idealmente, también se debería establecer un acuerdo de mínimos, es decir, una lista básica de soluciones, medidas a tomar, etc., que  deberíamos dejar zanjados antes de dar por concluida la reunión.

2. Fijar un timming

Es importante marcarse un hora de principio y de final de la reunión y respetarla lo más escrupulosamente posible. El comienzo no da tantos problemas, pero sí el final. Esto es contraproducente, ya que compromete el poder realizar con calidad y calma otras tareas posteriores, pudiendo afectar incluso a otras reuniones programadas posteriormente 

Además de la hora de principio y fin general de la reunión, también es conveniente (aunque esto es más difícil) marcar unos timming parciales de tratamiento de cada uno de los temas fijados en el guión inicial.

3. Otorgar un papel a cada asistente a la reunión

Muchas reuniones se vuelven improductivas o poco prácticas porque no está claro el papel que cada profesional tiene en la misma. Dejando siempre un margen de flexibilidad para no coartar las aportaciones e ideas de los distintos miembros, que pueden ser muy interesantes, es importante que cada persona que acuda a la reunión tenga claro qué temas o aspectos debe tratar (obviamente, lo que mejor domina) y cuál es su nivel de decisión e influencia dentro de la organización.

4. Utilizar la tecnología disponible

Es importante que cada asistente a la reunión haga una exposición clara y coherente de datos, ideas y opiniones. Para ello es muy recomendable que se apoye en la tecnología que tiene a su alcance: proyecciones de powerpoint, enlaces de internet, video conferencias, dashboard, etc. De este modo, además de ordenar la información y comunicarla mucho mejor, conseguiremos también que la reunión sea mucho más entretenida y amena.

5. Trasladar la reunión  fuera de la oficina

Puede ser buena idea trasladar alguna reunión, lógicamente no todas, a un lugar externo a la oficina, más agradable y cerca de la naturaleza, que permita combinar trabajo y ocio. Esto  servirá para estrechar lazos entre compañeros y, aprovechando la distensión y relajación, dejar fluir ideas nuevas y originales y sinergias positivas. Un lugar perfecto para ello es el Cerdanya EcoResort, donde contamos con todo los necesario para organizar reuniones de trabajo y actividades de team building.

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